Relación Agencia / Departamento de compras

Este es un extracto de una entrevista para la revista Evento Plus sobre la relación entre agencia y el departamento de compras de un cliente.

1. El desarrollo del papel del departamento de compras ha traído restricciones y nuevos procesos… pero ayudan en la profesionalización de nuestro sector? ¿Tienen también una aportación positiva en vuestro trabajo?
En nuestro caso hemos vivido el nacimiento y consolidación de varios departamentos de compras. Desde nuestra experiencia, la aparición del departamento ha sido positiva. Tienes un departamento dentro del cliente que revisa los presupuestos, busca entenderlos y eliminar de una vez por todas las suspicacias provocadas por la falta de transparencia con la que ha vivido el sector tradicionalmente. Creo que ayuda a reforzar la confianza de la relación entre anunciante y agencia. También es positivo poder separar las conversaciones: con marketing hablas de la campaña y con compras del presupuesto, formas de pago & honorarios.

2. ¿Cuán grande es su poder en el proceso de decisión de vuestros clientes?
El poder es grande, por eso es importante actuar con la máxima transparencia y construir una relación de confianza en la que ellos tienen un control del dinero donde invierten y la agencia puede explicar cómo gana el dinero.

3. ¿Cómo es la relación entre vuestra agencia y el departamento de compras del cliente? ¿Ha ido evolucionando con el tiempo? Se encuentra un modus vivendi?
Es una relación que se basa en la voluntad del entendimiento. Por ello es un canal de comunicación necesario para poder hablar de los precios, honorarios & retribuciones. Hay una relación fluida y que a lo largo del tiempo se va consolidando.

4. ¿Se ve todavía el síndrome del comprador que compra eventos como si fueran tornillos? ¿Cómo evitarlo?
Creo que es importante hablar de valor y no de costes. Creo que el ejemplo del médico es el mejor. Hay momentos en los que hay que preguntar: “¿Y tu qué quieres? un médico que te cure o alguien que tengas que ir muchas veces”. Si quieres comprar tornillos, siempre encontrarás empresas de tornillo, pero si quieres algo que te sujete bien a la pared, creo que hay que buscar hablar del servicio que ofrecemos y de cómo os podemos ayudar, más que a qué dedico mis horas.

5. ¿La crisis ha vuelto a poner el precio como criterio esencial en este proceso?
Sigue siendo un criterio importante. Siempre lo ha sido. Pero ahora más que nunca la calidad de servicio, la eficiencia en la gestión, la confianza con la agencia, los resultados son tanto o más importantes.

6. ¿En dónde encuentras las principales dificultades a la hora de trabajar juntos?
Como toda relación lo más difícil es empezar. Hay que explicar mucho y escuchar lo que quiere el departamento de compras. Explicar la forma de trabajar de cada uno. Los procesos que seguimos cada uno. Cual es el modelo de negocio. Cómo ganamos y como no ganamos dinero. Qué servicio hacemos y qué resultado aportamos.

7. ¿Puedes dar un consejo para que la relación sea fluida y positiva?
Dedicar tiempo a entenderse bien, crear unas buenas bases de entendimiento para que la relación funcione. Ser muy transparentes.

8. ¿Cómo repercuten en ustedes las políticas de compras para viajes de negocios o incentivos?
Por ahora no nos han afectado.

9. ¿Alguna experiencia absurda para comentar? (puede ser anónima)
Una vez tuvimos una reunión muy buena. El departamento de compra nos dijo “el presupuesto está muy claro. Ajustado a la cantidad que os pedimos, pero quiero un 10% de descuento”. Lo que hicimos fue sacar el presupuesto de cada una de las partidas de forma individualizada y le explicamos que ya habíamos hecho un esfuerzo de más de un 15%. El departamento de compras entendió el esfuerzo y desde entonces nunca más nos han vuelto a pedir un descuento de esa manera.